a. PRINCIPIO EN RELACION AGENCIA DE ADUANAS CONTINENTAL EXPRESS LTDA. – CLIENTES
De acuerdo al artículo 27-1 del código 2883 (agosto 6) de 6 de agosto de 2008
Ministerio de Hacienda y crédito Público. El cual reza lo siguiente ¨ Con el propósito de protegerse de prácticas relacionadas con lavado de activos, contrabando, evasión y cualquier otra conducta irregular, las agencias de aduanas tienen la obligación de establecer mecanismos de control que les permita asegurar una relación contractual transparente con sus clientes¨. Fundamentado en lo anterior la agencia prestará sus servicios a todos los solicitantes que de acuerdo a las leyes colombianas tengan capacidad de realizar operaciones de despacho aduanero dentro de las condiciones legales y éticas, con observación total de los principios de confidencialidad, profesionalismo y honestidad. Esta clientela se debe obtener sobre los supuestos de capacidad profesional, de eficiencia y de honradez. Al igual CONTINENTAL EXPRESS como Agente de aduana debe obtener su clientela sobre los supuestos de capacidad profesional, de eficiencia y de honradez; por lo tanto evitará inflexiblemente las solicitudes deshonestas de cualquier cliente y toda práctica desleal para conseguirla.
Por lo anterior se establecen los siguientes lineamientos para la evaluación de clientes:
– Identificación y conocimiento de la actividad económica, su magnitud y las características básicas de las operaciones de comercio que realicen frecuentemente; las variables a tener en cuenta son: frecuencia, volumen y tipo de productos.
– Verificación de las operaciones de comercio exterior declaradas por las empresas y que sus movimientos guarden relación con la actividad económica de las mismas.
– Hasta tanto no se establezca satisfactoriamente y se cumpla sin excepción la confirmación y verificación de los datos relativos a la información básica jurídica y comercial de acuerdo con los procedimientos de la agencia, no podrá darse como establecido un vinculo comercial con dicha empresa.
b. PRINCIPIO EN RELACION CONTINENTAL EXPRESS LTDA – AUTORIDAD
Para la relación con la autoridad el agente de aduana CONTINENTAL EXPRESS LTDA. establece los siguientes parámetros:
– El agente de aduana debe tener presente que es un profesional auxiliar de la función pública aduanera y que el fundamento de su deber profesional es proteger los intereses del Fisco y de su cliente, enmarcado en las normas y leyes colombianas.
– Se considerará una falta grave y de ética profesional el hecho que la agencia de aduana, en el ejercicio de su profesión intimide a un empleado o funcionario público. El agente de aduana que se entere de un hecho de esta naturaleza, está obligado a denunciarlo.
c. PRINCIPIO EN RELACION DE CONTINENTAL EXPRESS LTDA-COMPETIDORES
CONTINENTAL EXPRESS LTDA, se dedica a promover una competencia justa, donde se fundamenta que la competencia justa es la base del desarrollo y la innovación en los negocios. Todos los empleados de la agencia deberán competir en el mercado abierto tan firmemente y constructivamente como sea posible, pero cumpliendo en todo momento con la ley pertinente de cada uno de los países en los que la agencia opera.
En relación con el trato con sus colegas debe existir fraternidad que enaltezca la profesión y un respeto recíproco, además se abstendrán de expresiones indignas o injuriosas y de insinuar antecedentes personales o situaciones que afecten a sus colegas.
d. PRINCIPIO EN RELACION CON EL RESPETO Y PROTECCION DEL CAPITAL HUMANO.
Con el objetivo del respeto y la protección del capital humano y de promover unas condiciones de trabajo justas, seguridad laboral, una gestión responsable de los asuntos medioambientales y unas prominentes pautas éticas, nuestro Código de Ética deberá aplicarse a la producción, suministro y apoyo de nuestros servicios aduaneros en todo el mundo. Toda persona que trabaje para LA AGENCIA deberá disfrutar de sus derechos humanos básicos y no podrá, de ninguna manera, ser forzado a sufrir ni física ni psíquicamente como consecuencia de su trabajo.
Se recomienda que todos los empleados sean libres para crear o entrar a formar parte de cualquier asociación índole pacífico y legales de su propia elección y deberán tener el derecho de negociar de forma colectiva, CONTINENTAL EXPRESS no acepta la mano de obra de menores. Ningún empleado debería ser discriminado, entre otras razones, por su raza, color, sexo, orientación sexual, estado civil, embarazo, estado parental, religión, opinión política, nacionalidad, origen étnico, origen social, condición social, discapacidad, edad o pertenencia a un sindicato. Todos los empleados deberían conocer los términos y condiciones básicas de su empleo. Se recomienda además que todos los empleados que tengan la misma experiencia, rendimiento cualificación disfruten de igualdad de remuneración cuando desempeñen los mismos trabajos y en condiciones de trabajo similares.
Es preocupación prioritaria para la agencia la salud de los trabajadores y la seguridad en el lugar de trabajo deberá constituir en todo momento una preocupación prioritaria, aplicando a cualquier aspecto relacionado con las condiciones de trabajo, incluyendo el etiquetado y la manipulación de sustancias químicas, los niveles de ruido, temperatura, ventilación, alumbrado y calidad del mismo y el acceso a instalaciones sanitarias.
En cuanto a las oportunidades empresariales se estipula que un empleado de la agencia que descubra dichas oportunidades mientras que desempeña sus obligaciones, no se podrán aceptar, si dicho acto pudiera ir en contra de los intereses de la Agencia.
Por otra parte, no puede utilizar la propiedad o la información de CONTINENTAL EXPRESS LTDA o su cargo en dicha empresa para obtener beneficios personales.
En cuanto a regalos, beneficios, reembolsos y esparcimiento: los empleados de AGENCIA DE ADUANAS CONTINENTAL EXPRESS LTDA, no pueden ofrecer o aceptar regalos, beneficios, reembolsos o esparcimiento de terceros que puedan constituir infracción de las leyes o que puedan afectar, o parecer que afectan, al juicio profesional sobre la ejecución del trabajo pertinente para CONTINENTAL EXPRESS o un tercero. De igual manera en cuanto a los chantajes, favores etc., nadie puede, directa o indirectamente, pedir o aceptar, ofrecer o dar ninguna clase de chantaje ni ningún otro beneficio ilegal o no ético a empleados u otros representantes o asociados de CONTINENTAL EXPRESS o a terceros. Ante una situación como la anterior todo empleado debe informar a la gerencia.
Al igual se considera una actitud no ética el hecho de que la agencia de aduana utilice, en su Agencia, en forma regular y permanente los servicios de estudiantes en práctica o de personas contratadas sobre la base de honorarios, en funciones que normalmente, deben ser desarrolladas por personas vinculadas laboralmente en virtud de un contrato de trabajo.
En cuanto a las normas que deben cumplir el personal de la AGENCIA CONTINENTAL EXPRESS LTDA. Nivel 2, se estipulan las siguientes:
- Deben obrar de buena fe, con lealtad y ser diligentes en el desarrollo de su gestión, análisis y seguimiento de cada una de sus actividades y responsabilidades.
- Deben presentar a la gerencia toda la información que consideren relevante para conocer la solvencia moral de autoridades, clientes, y proveedores para prevenir riesgos la agencia
- Se debe atender con eficiencia a autoridades, clientes y proveedores, sin que sea permitido recibir retribución o favores para la tramitación ágil de sus solicitudes o contraprestaciones por trámites.
- El personal no podrá utilizar para su beneficio información propia de la agencia.
- Todo el personal de la agencia deberá conocer los procesos, procedimientos, normas constitucionales, legales y estatutarias concernientes de su cargo.
- Los empleados no utilizarán los recursos físicos y humanos de LA AGENCIA ni se aprovecharán de su posición para realizar operaciones de trámites o asesoría por cuenta propia.
- Los informes resultados de su actividad laboral, deben corresponder a la verdad y realidad de la información.
- Portar el carnet que lo identifica como funcionario de la agencia, en todo momento laboral.
- Ningún empleado puede realizar trámites relacionados con sus actividades laborales para otras agencias o particulares, estando vinculado laboralmente a CONTINENTAL EXPRESS.
- El deterioro de mercancías por falta de diligencia de un empleado en su manipulación.
- Falta de sentido de pertenencia
- La no comunicación por parte un empleado de las variaciones no justificadas de mercancías (excesos y faltantes).
- La sustracción de mercancías (cualquier cantidad), por parte de un empleado, se ha o no el encargado del reconocimiento.
e. PRINCIPIO EN RELACION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES, NORMAS Y REGLAMENTOS.
La AGENCIA DE ADUANAS CONTINENTAL EXPRESS LTDA Nivel 2, deberá cumplir con todas las normas que establece la legislación aduanera, aplicables a sus actividades y como agente de aduana deberá tener presente que es un profesional auxiliar de la función pública aduanera y que la esencia de su deber profesional es proteger los intereses del Fisco y de su cliente, con estricto apego a las normas jurídicas y morales.
Cuando se realice un negocio de CONTINENTAL EXPRESS LTDA, aparecerán aspectos legales, los cuales son responsabilidad del representante legal, en cuanto a lo que se refiere a los empleados encargados de dichas actividades, internamente serán responsables de dichas faltas, por lo tanto, si algún empleado presenta duda sobre requisitos y procedimientos legales, debe solicitar el consejo adecuado al funcionario de la agencia que tenga las competencias profesionales y laborales pertinentes.
En cuanto a los Negocios internacionales, existen leyes y reglamentos específicos de aplicación a la participación de la agencia en negocios internacionales. Los empleados que participen en transacciones empresariales en el exterior deben conocer y cumplir todas las leyes y reglamentos aduaneros internos del país extranjero que sean aplicables. Los empleados de CONTINENTAL EXPRESS LTDA, involucrados en negocios internacionales deben conocer los reglamentos de exportación e importación, pertinentes, las normas ADUANERAS, embargos comerciales y las sanciones vigentes.
En cuanto a la elaboración de informes financieros y de contabilidad, CONTINENTAL EXPRESS tiene el deber de seguir estrictamente los estándares y principios de contabilidad, de realizar informes financieros completos y precisos y de disponer de controles y procedimientos internos adecuados que aseguren que la elaboración de informes financieros y de contabilidad que cumplan con la ley, los reglamentos y los requisitos aduaneros.
Con respecto a la comunicación e Información financiera. Es importante que se comprenda bien el rendimiento financiero y operativo de su departamento para que se involucre más en la mejora de las operaciones. Esto debe estar en equilibrio con la política de divulgación financiera de CONTINENTAL EXPRESS y con los requisitos legales cuyo marco jurídico se encuentra en diferentes documentos, como las normas de uso de información internas, reglas de cotización e informes. La obligación de CONTINENTAL EXPRESS de cumplir con estos requisitos define la manera en que se debe gestionar la información financiera.
Además, la agencia está en la obligación debe mantener su capital, que exige la legislación, para poder actuar como agencia de aduana de lo contrario la agencia deberá hacer los ajustes para cumplir el tope mínimo de capital.
Al igual que los aspectos anteriores se establecen las normas de ética para tratar con conflictos de intereses, donde este surge cuando se interfiere o influye en un empleado a la hora de tomar decisiones independientes basadas en los mejores intereses de CONTINENTAL EXPRESS, se debe evitar cualquier situación en la que el interés personal pueda estar por encima de los intereses propios de la agencia, o incluso simplemente pueda parecer que lo está.
La AGENCIA DE ADUANA CONTINENTAL EXPRESS LTDA. Nivel 2, no realizará contribuciones o pagos ni respaldará de ninguna otra forma, ni directa ni indirectamente, a ningún partido político ni a comités o a políticos individuales, es decir no se puede realizar ninguna contribución política en nombre de la agencia ni mediante el uso de los fondos y recursos de la sociedad.
De igual manera la agencia tiene el deber de combatir, por todos los medios lícitos, en forma fundada y responsable, la conducta moralmente censurable empleados, funcionarios, clientes y colegas.
CONTINENTAL EXPRESS SIA LTDA no deberá permitir que se usen sus servicios profesionales o su nombre, para facilitar o hacer posible el ejercicio de la profesión por quienes no estén legalmente autorizados para ejercerla.
Atenta gravemente a la dignidad de su profesión como agente de aduana que firme declaraciones en las cuales no haya tenido una intervención directa en su elaboración y tramitación o que presta su intervención en las oficinas aduaneras en el cumplimiento de exigencias legales.
En consecuencia y en virtud de lo dispuesto anteriormente, se considerarán otras conductas NO ETICAS de CONTINENTAL EXPRESS LTDA como agencia de aduana, las siguientes:
– El hecho de que actúe como agente de aduana en un despacho sin que la agencia haya confeccionado la declaración.
– El hecho de que se actúe como agente de aduana en un despacho, sin que haya intervención de personal de su agencia.
– El hecho de que elabore y presente declaraciones sin tener a la vista los documentos soportes.
– El hecho de que aplique procedimientos manifiestamente equívocos en relación con documentos soportes en operaciones de comercio exterior, con el objeto de obtener la aprobación final de un despacho.
– El hecho de que realice actos irregulares de cualquiera naturaleza con el fin de anticipar el trámite normal de mercancías.
– El hecho de ofrecer servicios de importación o exportación sin cobro de honorarios, salvo casos excepcionales en que la agencia preste el servicio a entidades que estén autorizadas por las reglamentaciones gubernamentales para el no pago de servicios aduaneros.
– El hecho de ofrecer servicios a honorarios indeterminados o determinables sólo en relación con un porcentaje de los honorarios que cobra el agente que actualmente atiende a un cliente.
– El hecho de ofrecer servicios por honorarios que, manifiestamente, no cubran los costos mínimos de operación.
– El hecho de comprometerse en actuaciones que no se ajusten a la normatividad, para obtener el levante de mercancías.
f. EN RELACION DEL PRINCIPIO DE PROTECCION Y USO ADECUADO DE LOS BIENES DE LA AGENCIA.
La AGENCIA DE ADUANAS CONTINENTAL EXPRESS LTDA Nivel 2, posee una amplia variedad de bienes, entre los que se incluyen bienes físicos, información de dominio privado y propiedad intelectual. El empleado de la Agencia tiene el deber de proteger la propiedad que le haya sido confiada y ayudar a proteger los bienes de la misma en general, debe estar alerta e informar sobre cualquier pérdida o riesgo de pérdida de una propiedad de CONTINENTAL EXPRESS a la gerencia o a su responsable, tan pronto como tenga conocimiento de ello. A continuación, se presentarán las instrucciones para el manejo de información externa e interna, sistemas de comunicación y propiedad intelectual. La propiedad intelectual es un bien de suma importancia para la agencia y debe ser tratado con el cuidado pertinente y en caso de duda, buscar instrucciones sobre cómo actuar para proteger este valioso bien. La propiedad intelectual que produzca durante su empleo es transferida y cedida a CONTINENTAL EXPRESS por ley y/o en virtud de su contrato laboral u otro acuerdo, con las excepciones establecidas en los convenios y leyes internacionales y en su contrato con la Agencia. Lo anterior trae como consecuencia otro aspecto importante como lo es la protección de la información, dicha información es confidencial y de propiedad privada de CONTINENTAL EXPRESS de nuestros clientes y proveedores.
Los empleados de CONTINENTAL EXPRESS tienen acceso a la información propiedad de la agencia y en algunas ocasiones también a información propiedad de terceros, dicha información puede contener datos financieros, estrategias empresariales, información técnica, información sobre los empleados y clientes o cualquier otro tipo de datos, el acceso, uso o divulgación no autorizada que pueden perjudicar a CONTINENTAL EXPRESS o a algún tercero y, por lo tanto, no le está permitido acceder, usar o divulgar la información salvo que haya sido debidamente autorizado para ello. En caso de duda sobre su autorización, solicite instrucciones.
A continuación, se presentarán algunas reglas que ayudarán a proteger la información de CONTINENTAL EXPRESS:
– Un empleado de la Agencia no debe revelar a otra información que CONTINENTAL EXPRESS no haya hecho pública salvo para personas que trabajen en ella y que estén autorizados o tengan una razón justificada para conocerla o cualquier otra persona autorizada por la Agencia como receptora de dicha información o personas que por sus deberes laborales, se les deba comunicar dicha información.
– No se debe acceder, duplicar, reproducir o hacer uso, ni directa ni indirectamente, de la información de dominio privado más allá de lo necesario para el desempeño de sus deberes y trabajo en la agencia.
– En caso de que un empleado tenga conocimiento de cualquier uso o tratamiento incorrecto de la información confidencial, se debe notificar lo más pronto posible al responsable y cooperar por completo con la agencia para proteger dicha información.
– Ningún empleado deberá almacenar información de CONTINENTAL EXPRESS en ordenadores privados o en otros medios no proporcionados por esta.
– Si un empleado necesita extraer información para fuera de las instalaciones de CONTINENTAL EXPRESS o centros de trabajo para cumplir con sus tareas laborales, debe tener autorización explícita por parte de su superior, dicha información tiene que ser devuelta una vez que las tareas realizadas fuera de las instalaciones de CONTINENTAL EXPRESS hayan finalizado. No debe almacenar información en su casa ni en ningún otro lugar.
g. EN RELACION DEL PRINCIPIO SOBRE LA PROTECCION DEL MEDIO AMBIENTE
La protección del medio ambiente es un aspecto primordial para la agencia y para nuestros asociados; CONTINENTAL EXPRESS lleva muchos años trabajando activamente para minimizar el daño ecológico que pueda causar. El principal objetivo medioambiental de la empresa ha sido reducir el consumo de del recurso energético en sus servicios y ofrecer a nuestros clientes servicios de calidad más sin malgastar los recursos ambientales.
Para lo cual se aplica las siguientes normas
– Mejorar la concienciación medioambiental entre todos sus empleados.
– Mejorar continuamente nuestro rendimiento medioambiental.
– Cumplir o exceder los requisitos legales sobre medio ambiente.
– Utilizar diseños para el medio ambiente” para conseguir resultados reales.
– Cooperar con la cadena de suministro para evitar riesgos medioambientales.
El empleado de CONTINENTAL EXPRESS, tiene el deber de tratar las cuestiones medioambientales de manera profesional, pero ayudando al mismo tiempo a la agencia a desarrollar y a poner en práctica las oportunidades empresariales inherentes que nos ofrece nuestro sector de servicios, basado en el recurso energético y al reciclaje para ayudar a crear una sociedad más sostenible.
CONSECUENCIAS INTERNAS POR INCUMPLIMIENTO
Todos los directivos y empleados de CONTINENTAL EXPRESS, tienen que conocer, seguir el presente Código, y también cumplir con todas las leyes aplicables, y las políticas de la agencia. El incumplimiento de lo arriba mencionado, puede con llevar responsabilidad civil y penal además de ocasionar la imposición de sanciones disciplinarias, entre otras, la finalización de la relación laboral. Se otorga a los directivos una responsabilidad adicional, ya que a través de sus acciones deben demostrar la importancia de cumplir con las normas; es muy importante dirigir con el ejemplo, al igual de colocarse a disposición de los empleados que tengan dudas éticas o quieran informar sobre posibles transgresiones. Los directivos tienen que garantizar que se cumpla este Código empleando las medidas disciplinarias adecuadas. La posibilidad de exención del presente Código de Ética podría concederse en determinados casos, pero exclusivamente en circunstancias extraordinarias.
Las exenciones al presente Código solicitadas para empleados sólo podrán ser concedidas por la gerencia. Por lo tanto, se sancionarán las siguientes conductas:
– Infringir o desconocer este código de ética.
– Infringir o desconocer el mínimo de normas básicas, legales y reglamentaciones de la agencia, que tengan referencia a su cargo.
– No colaborar con investigaciones de la agencia o gubernamentales sobre delitos o actividades ilícitas en términos generales y específicamente provenientes de operaciones de comercio internacional.
– Hacer declaraciones falsas o intentar que cualquier otro empleado de la agencia u otra persona lo haga durante cualquier investigación realizada por la agencia.
– Sustraer documentos de la agencia o de los clientes, para ser entregados a terceros.
– Ofrecer servicios sin autorización de las directivas, jefes de cuenta y gerente de la empresa.
– Sustraer mercancías de los importadores o exportadores, en los cuales el empleado interviene como auxiliar durante el proceso de comercio exterior.
– No tener el debido cuidado y diligencia en el uso y manejo de los documentos asignados a las tareas que realiza.
– Adulterar los documentos soportes de los procesos de exportación e importación
Por último se hará referencia a la información sobre infracciones, todos los empleados están obligados a informar a su responsable directo sobre cualquier conducta que considere de buena fe, la cual constituya una infracción de las leyes o del código de ética; si por algún esta persona está involucrado en la situación sobre la que desea informar, no puede o no se ha preocupado lo suficiente por sus sospechas, entonces deberá informar a un responsable de rango superior o seguir el procedimiento establecido.
